MAATWERK SOFTWARE / KEURINGS- & INSPECTIEBEDRIJVEN
Van inspectie op locatie tot rapport, zonder overtypen.
Voor keurings- en inspectiebedrijven, zoals NEN 3140, SCIOS, brandveiligheid en asbest. Checklist op locatie, bevindingen met foto's, rapport en certificaat in één keer, en een seintje als de herkeuring eraan komt.
Plan een intakeHerkenbaar
Waar je tegenaan loopt.
Een keuring is pas af als het rapport bij de klant ligt. Daartussen zit vaak een tweede werkdag: de checklist op papier of in Excel, de foto's in WhatsApp, en op kantoor alles overtypen in een Word-rapport. En de herkeuring? Die staat in een spreadsheet die niemand opent. We bouwen software waarmee de inspecteur ter plekke vastlegt wat het rapport nodig heeft, en die de volgende keuring zelf inplant.
Checklists op papier of in Excel
De inspecteur vinkt af op papier of in een Excel-lijst op de laptop, en op kantoor wordt alles overgetypt. Dat kost een halve dag per rapport en levert typefouten op.
Foto's verspreid over WhatsApp
Bevindingen worden gefotografeerd met de telefoon en via WhatsApp naar kantoor gestuurd. Welke foto hoort bij welke installatie en welke bevinding? Dat puzzel je achteraf terug.
Herkeuringen die niemand ziet aankomen
De volgende keuringsdatum staat in een spreadsheet. Niemand houdt hem bij, dus de klant belt zelf, of belt niet en gaat naar een concurrent.
Rapporten en certificaten met de hand
Elk rapport wordt opgemaakt in Word, als pdf gemaild en ergens bewaard. Vraagt een klant een oud certificaat op, dan begint het zoeken in de mailbox.
Systemen & koppelingen
Waar je nu mee werkt
- Papieren of Excel-checklists per keuringstype
- WhatsApp voor foto's van bevindingen
- Word-sjablonen voor rapporten
- Spreadsheet met herkeuringsdata
Koppelingen die we leggen
- ↔Boekhouding (Exact, Moneybird, Snelstart) voor facturen
- ↔Agenda en planning van inspecteurs
- ↔Automatisch opgemaakte pdf-rapporten en certificaten
- ↔Klantportaal waar klanten hun rapporten zelf downloaden
Wat we bouwen
Eén systeem, op jouw proces.
Checklist op tablet of telefoon
Per keuringstype jouw eigen checklist, ingevuld op locatie. Per installatie en per punt de bevinding, met de foto er direct aan gekoppeld.
Rapport in één klik
Zodra de inspectie af is, maakt het systeem het rapport en certificaat op in jouw huisstijl. Kantoor controleert in plaats van over te typen.
Herkeuringen die zichzelf inplannen
De volgende keuringsdatum volgt uit het type keuring en de afspraak met de klant. Ruim van tevoren krijg je een signaal, en de klant een uitnodiging om in te plannen.
Alles per klant en locatie terug te vinden
Per klant, locatie en installatie de hele keuringshistorie, met rapporten die de klant zelf kan downloaden.
Even bellen?
Liever eerst even bellen?
Onze aanpak
Zo pakken we het aan
We hebben (nog) geen publiek keuringsproject, maar wel de bouwstenen. In ons CRM voor vakmensen draaien al werkbonnen die per link naar het team gaan en projecten met logboek en foto's. Dat principe vertalen we naar jouw checklists, rapporten en herkeuringen.
- ·Intake op jouw keuringstypes en rapportformat
- ·Eerst een werkend prototype van één checklist → rapport
- ·Daarna herkeuringen, planning en klantportaal
- ·Koppelingen met agenda en boekhouding
Veelgestelde vragen
Wat je waarschijnlijk wilt weten.
Hoe bepaalt het systeem de herkeuringstermijn?+
Die stel je zelf in per keuringstype en per klant. Bij bijvoorbeeld een NEN 3140- of Scope 8-inspectie hangt de termijn af van de risico-inventarisatie (RI&E) en de eisen van de verzekeraar. Het systeem rekent vanaf de keuringsdatum door en waarschuwt op tijd.
Kunnen we onze eigen checklists en rapportindeling houden?+
Ja. We bouwen de checklists en het rapport na zoals jij ze nu gebruikt, en verbeteren ze waar het handwerk scheelt.
Werkt het zonder internet op locatie?+
In kelders en technische ruimtes is er vaak geen bereik. We kunnen het zo bouwen dat de inspecteur offline doorwerkt en alles synchroniseert zodra er weer verbinding is.
Gidsen
Verder lezen.
Praktische gidsen over software kiezen, kosten en functies voor jouw branche.
Contact
Maatwerk voor keuringsbedrijven?
Plan een vrijblijvende intake. We kijken naar jouw proces en wat het oplevert. Reactie binnen 1 werkdag.
Of mail ons op info@codesmid.nl