CASE / UITZEND & BEMIDDELING
Een platform voor een bemiddelingsbureau, eerste versie na acht dagen.
Dit bureau plaatst zzp'ers en medewerkers in loondienst bij opdrachtgevers, soms in twee juridische vormen bij dezelfde klant. Geen standaardpakket kon dat aan. We bouwden een platform rond hun eigen werkwijze: van aanmelding met KVK-controle tot planning, uren en facturatie, met een eigen portaal voor de flexkrachten en voor opdrachtgevers.
- Eerste werkende versie
- Dag 8
- Contractvormen naast elkaar
- 2
- Talen in het portaal
- 8
- Geautomatiseerde tests
- 700+
Het vraagstuk
Twee contractvormen in één planning
Bij bemiddeling sluiten opdrachtgever en zzp'er zelf het contract. Bij tussenkomst contracteert het bureau de zzp'er en factureert het de opdrachtgever. Het bureau doet allebei, soms bij dezelfde klant, en zet er medewerkers in loondienst naast. Standaard uitzendsoftware kent maar één van die werelden.
Dus legden we de contractvorm vast per opdracht. Elke vorm heeft een eigen overeenkomst, en ontbreekt er een handtekening, dan ziet de planner dat direct als actie in de planning. Werkt iemand al voordat hij getekend heeft, dan vraagt de app eerst om te tekenen, want zonder handtekening geen uitbetaling.
Aanmelden zonder papierwerk
Een nieuwe zzp'er doorloopt zeven stappen op zijn telefoon en kan op elk moment stoppen: de app opent later weer bij de eerste open stap. Medewerkers in loondienst krijgen een kortere route, zonder bedrijfsgegevens en KVK-uittreksel.
De eigen regels van het bureau zitten erin. Een KVK-uittreksel ouder dan drie maanden wordt geweigerd. Bij elk volgend contract mag het hooguit twaalf maanden oud zijn. Documenten krijgen herinneringen 30, 14 en 0 dagen voor ze verlopen, naar de flexkracht en naar kantoor. Activeren lukt pas als alles compleet is.
ProfielSysteem
KVK en btw-nummer gecontroleerd. Ligt de Europese btw-check eruit, dan kan het nummer later volgen.
DocumentenMens
ID met de camera gefotografeerd, KVK-uittreksel en VCA. De profielfoto komt uit het ID.
Branches en vragenlijstMens
Ervaring per sector, voor de matching later.
OndernemerstoetsRegels
Het systeem berekent de uitkomst.
Bemiddelingsovereenkomst getekendSysteem
Digitaal, met tijdstip en een vingerafdruk van het document.
Kantoor keurt goedMens
Per document, of afwijzen met een reden die de flexkracht ziet.
Plannen op het moederbord
Planners werken op één bord met opdrachtgevers, mensen en dagen. Projecten kunnen meerdere dagen duren, terugkomen of doorlopen zonder einddatum. Een dubbele boeking kan alleen na bevestiging, en per opdrachtgever houdt het bureau een lijst bij van mensen die daar niet meer heen gaan. Die verschijnen nooit als kandidaat.
Een open dienst gaat naar iedereen binnen een straal over de weg, naar gekozen mensen of naar wie er eerder werkte. Hij kan ook als link, via WhatsApp of als pdf rond, altijd zonder naam en adres van de opdrachtgever. Het adres ziet iemand pas na plaatsing. Contracten en bevestigingen gaan om 21:00 in één keer de deur uit, en tussen 22:00 en 07:00 krijgt niemand berichten.
Dienst aangemaaktMens
Locatie, datum, aantal plekken en sector.
Kandidaten gerangschiktSysteem
Op reisafstand, ervaring en eerder werk bij deze klant.
Planner kiestMens
Voorlopig, definitief, of eerst vragen of iemand kan.
Aanbod gaat uitRegels
Naar één persoon meer dan er plekken zijn, vier uur geldig.
Contracten 's avonds verstuurdSysteem
Alle plaatsingen van die dag in één keer, om 21:00.
Uren die kloppen voordat ze op de factuur komen
Uren zijn waar een bureau geld verdient of verliest. Daarom bewaakt het platform ze vanaf de eerste tik.
| Regel | Hoe het werkt |
|---|---|
| Tikken op locatie | Zzp'ers tikken begin en einde, met de afstand tot de werkplek. Het woord 'inklokken' komt er niet in voor, dat past niet bij een zelfstandige. |
| Te laat afgetikt | Dan geeft iemand de echte eindtijd en een reden op: klus klaar, of eerder weg om eigen reden. |
| Kwartieren en grenzen | Uren in kwartieren, hooguit zestien uur per dienst, en geen uren voor tijd die nog niet gewerkt is. Wijkt het af van de planning, dan is een toelichting verplicht. |
| Onkosten | Parkeren of materiaal alleen met een foto van het bonnetje. Reiskosten per project, vast of per kilometer. |
| Goedkeuren | Alles wat klopt in één keer. Afwijzen of corrigeren kan alleen met een reden, die de flexkracht direct als melding krijgt. |
| Afzeggen en niet komen | Zegt een opdrachtgever te laat af, dan volgen compensatie-uren volgens de afspraak met die klant. Komt iemand niet opdagen, dan volgt een inhouding op de volgende uitbetaling. |
| Herinneringen | Vrijdagmiddag en zondag een seintje aan wie nog uren mist, maandag een seintje aan kantoor om goed te keuren. |
Wat de opdrachtgever ziet, en wat niet
Per opdrachtgever stelt het bureau in wat die mag: uren niet zien, alleen inzien, of zelf uren voorstellen. En welke mensen: iedereen die er geplaatst is, of een selectie. Een opdrachtgever ziet de documenten van geplaatste mensen, zoals de geldigheid van het ID en het VCA-certificaat, maar nooit een telefoonnummer of adres. Een ID-bewijs kan zelfs nooit als bestand gedeeld worden; dat is in de database zelf afgedwongen.
Stelt een opdrachtgever uren voor, dan neemt kantoor ze met één klik over of wijst ze af met een reden. De samenwerkingsovereenkomst tekent de vertegenwoordiger van de opdrachtgever via een link in de mail, zonder account.
Acht talen, en AI als eerste vertaler
De flexkrachten komen uit heel Europa. Het portaal werkt daarom in acht talen, waaronder Pools, Roemeens en Arabisch, van rechts naar links. AI maakt de eerste vertaling van vragenlijsten, schermteksten en contracten, op een Europees model. Het kantoor leest mee en zet pas live wat klopt.
- Mens beslist: 5
- Systeem: 4
- Vaste regels: 2
Wat het oplevert
Minder regelwerk, voor iedereen die erin werkt.
Elke regel die het platform bewaakt, hoeft niemand meer zelf te onthouden of na te lopen.
Planner
Een open dienst vult zich bijna vanzelf.
Kandidaten staan al op volgorde van reisafstand en ervaring. Het aanbod gaat naar één persoon extra en vervalt na vier uur, dus de planner kiest alleen nog.
Kantoor
Uren zijn gecontroleerd voordat je ze ziet.
Kwartieren, een maximum per dienst en een verplichte toelichting bij afwijkingen. Wat klopt, keur je in één keer goed.
Kantoor
Verlopen documenten zie je aankomen.
Herinneringen gaan vanzelf naar de flexkracht en naar kantoor, en niemand wordt actief met een ontbrekend document.
Eigenaar
Elke plaatsing in de juiste contractvorm.
Ondernemerstoets, getekende overeenkomst en een KVK-uittreksel dat niet te oud is: het platform controleert het bij elke plaatsing.
Flexkracht
Alles op de telefoon, in de eigen taal.
Aanmelden, diensten accepteren, tikken en onkosten met een foto van het bonnetje, in een van acht talen.
Opdrachtgever
Antwoord zonder te hoeven bellen.
Documenten van geplaatste mensen en de uren staan in het portaal, precies zoveel als het bureau voor die klant heeft aangezet.
Drie portalen
Kantoor, flexkracht en opdrachtgever op één platform.
Vijf rollen, elk met eigen schermen. Wie wat mag zien, is vastgelegd in de database zelf, en een auditlog houdt bij wie wat deed. Gevoelige gegevens zoals het BSN ziet alleen de beheerder.
Eén systeem
Platform voor een bemiddelingsbureau
Kantoor
- Plannen op het moederbord
- Documenten en aanmeldingen beoordelen
- Uren goedkeuren, corrigeren en afrekenen
Flexkrachten
- Aanmelden in zeven stappen
- Diensten accepteren, begin en einde tikken
- Uren en onkosten met bonnetje doorgeven
Opdrachtgevers
- Uren inzien of voorstellen, per klant ingesteld
- Documenten van geplaatste mensen, nooit adres of telefoon
- Overeenkomst tekenen via een link in de mail
Bouw
Op dag acht testte de klant al mee.
Een eerste werkende versie binnen twee weken, daarna doorbouwen op echte feedback van planners en flexkrachten. Bij elke wijziging draaien ruim zevenhonderd geautomatiseerde tests, zodat wat werkt ook blijft werken.
- 1Dag 1
Specificatie en datamodel - 2Dag 3
Live omgeving staat - 3Dag 8
Eerste versie bij de testers van de klant - 4Dag 17
Doorbouwen: facturatie en koppelingen
Ook voor jou?
Maatwerk voor uitzend & recruitment
Elk bedrijf werkt anders. Bekijk wat we in deze branche bouwen, of doe de korte check hieronder.
Bekijk maatwerk voor uitzend & recruitment →Veelgestelde vragen
Wat je waarschijnlijk wilt weten.
Hoe stond er na acht dagen al een werkende versie?+
Door onze jarenlange ervaring met bedrijfssoftware hoeven we het fundament niet opnieuw uit te vinden. Inloggen, rollen, portalen en digitaal ondertekenen zijn beproefde bouwstenen die we al vaak hebben opgeleverd. Zo gaat vanaf dag één alle aandacht naar wat dit bureau uniek maakt: de twee contractvormen, de ondernemerstoets en de planning.
Is het platform nu af?+
De kern draait: aanmelden, plannen, uren en het portaal voor opdrachtgevers. Wekelijkse facturatie vanuit goedgekeurde uren en de koppeling met de boekhouding volgen. Zo werkt het bureau er al mee terwijl de rest erbij komt.
Kan een opdrachtgever zelf uren invullen?+
Als het bureau dat voor die klant aanzet, ja. De opdrachtgever stelt uren voor, kantoor neemt ze over of wijst ze af met een reden. Bij andere klanten staat het uit of mogen ze alleen meekijken.
Gratis adviesgesprek