MAATWERK SOFTWARE / DETACHERING & ZZP
Opdrachten, uren en marge in één overzicht.
Voor detacheringsbureaus en bemiddelaars van ZZP'ers in IT, engineering en finance. Zie welke opdrachten aflopen, welke uren nog goedgekeurd moeten worden en wat elke plaatsing oplevert, zonder Excel en mailtjes.
Plan een intakeHerkenbaar
Waar je tegenaan loopt.
Bij detachering en ZZP-bemiddeling lopen plaatsingen maanden of jaren. Het geld zit in de looptijd: een verlenging die je op tijd regelt, uren die snel goedgekeurd zijn, een marge die klopt. Toch staan einddata vaak in Excel, worden urenstaten per mail goedgekeurd en reken je de marge per plaatsing met de hand uit. We bouwen een systeem dat die keten vasthoudt, van opdracht tot inkoop- en verkoopfactuur.
Einddata in Excel, verlengingen gemist
Wanneer loopt de opdracht van je professional af, en is er een verlengingsoptie? Staat dat in een spreadsheet, dan hoor je het pas als de klant al iemand anders heeft gevraagd.
Urenstaten goedgekeurd per mail
De professional stuurt uren, jij stuurt ze door naar de klant, de klant antwoordt (soms). Pas daarna kun je factureren, en intussen loopt je debiteurenpositie op.
Marge per plaatsing handmatig
Inkooptarief van de ZZP'er of het salaris van je professional, verkooptarief aan de klant, en wat er overblijft: dat reken je per maand in Excel uit, als je eraan toekomt.
Compliance verspreid over mappen
Modelovereenkomsten, KvK-uittreksels, verklaringen en afspraken over de werkrelatie staan in losse mappen. Vraagt iemand ernaar, dan begint het zoeken.
Systemen & koppelingen
Waar je nu mee werkt
- Excel met professionals, opdrachten en einddata
- Mailbox voor urenstaten en goedkeuringen
- Boekhoudpakket voor inkoop- en verkoopfacturen
- Mappen met contracten en compliance-documenten
Koppelingen die we leggen
- ↔Boekhouding (Exact, Moneybird, Snelstart) voor inkoop en verkoop
- ↔Urenportaal waarin de klant goedkeurt
- ↔Digitaal ondertekenen van opdrachtovereenkomsten
- ↔Agenda en e-mail voor signalen over einddata
Wat we bouwen
Eén systeem, op jouw proces.
Opdrachten met einddatum en signaal
Per plaatsing de looptijd en verlengingsopties, met een signaal ruim voor het einde. Verlengen wordt een vast moment in plaats van een verrassing.
Uren die de klant zelf goedkeurt
De professional voert uren in, de klant keurt ze goed in een eigen omgeving. Goedgekeurde uren staan direct klaar voor facturatie, zonder doorstuurmail.
Marge per plaatsing, altijd actueel
Uit inkoop- en verkooptarief en de goedgekeurde uren volgt de marge per plaatsing, per klant en per maand. Geen Excel-avond aan het einde van de maand.
Compliance per opdracht vastgelegd
Per opdracht de overeenkomst, de afspraken over de werkrelatie en de benodigde documenten, met een overzicht van wat ontbreekt of verloopt.
Even bellen?
Liever eerst even bellen?
Onze aanpak
Zo pakken we het aan
We bouwden zo'n systeem voor een bemiddelingsbureau dat met zzp'ers werkt: onboarding, planning, uren en facturatie in één omgeving, inmiddels in productie. Voor jouw bureau starten we met een intake op jouw plaatsingsproces en bouwen we het systeem daar omheen.
- ·Intake op jouw route van opdracht tot factuur
- ·Eerst een werkend prototype van de kern (professional ↔ opdracht ↔ uren)
- ·Daarna marge, verlengingen en compliance
- ·Koppelingen met boekhouding en digitaal ondertekenen
Veelgestelde vragen
Wat je waarschijnlijk wilt weten.
Kan AI hierbij helpen?+
Ja. Een AI-assistent kan vragen beantwoorden als 'welke opdrachten lopen deze maand af?', een geplakte aanvraag van een klant omzetten in een opdracht en herinneringen voor urenstaten klaarzetten die je met één klik goedkeurt. Marges en facturen blijven uit geteste code komen.
AI-integratie voor detacheringsbureaus →Is dit hetzelfde als software voor een uitzendbureau?+
Nee. Uitzendwerk draait om veel korte inzetten en flexkrachten. Detachering en ZZP-bemiddeling gaan over langere opdrachten met einddata, verlengingen en marge per plaatsing. Dat vraagt om een ander systeem.
Helpt het bij het risico op schijnzelfstandigheid?+
Software beslist niet of iemand zelfstandig is, maar helpt wel aantonen wat je hebt gedaan. Sinds 1 januari 2025 handhaaft de Belastingdienst weer op schijnzelfstandigheid. Per opdracht leg je vast welke overeenkomst er is en welke afspraken over de werkrelatie gelden, zodat je dat kunt laten zien als erom gevraagd wordt.
Kan het overweg met een G-rekening?+
Ja. Werk je met klanten die een deel van de factuur op je G-rekening storten om inlenersaansprakelijkheid te beperken, dan nemen we die splitsing mee in de facturatie.
Gidsen
Verder lezen.
Praktische gidsen over software kiezen, kosten en functies voor jouw branche.
Contact
Maatwerk voor detachering & zzp?
Plan een vrijblijvende intake. We kijken naar jouw proces en wat het oplevert. Reactie binnen 1 werkdag.
Of mail ons op info@codesmid.nl