MAATWERK SOFTWARE / BOEKINGSKANTOREN
Opties, shows en deals onder controle.
Voor boekingskantoren, artiesten- en sprekersbureaus. Zie per act welke data in optie staan, welke shows bevestigd zijn en welke contracten en riders nog moeten, zonder door een gedeelde agenda en mailbox te zoeken.
Plan een intakeHerkenbaar
Waar je tegenaan loopt.
Een boekingskantoor verkoopt data. Een organisator vraagt een datum aan, jij zet een optie, en pas als alles rond is wordt het een show. Tussen die stappen zit veel heen-en-weer: deals per mail, riders als bijlage, tourlogistiek in WhatsApp-groepen. We bouwen een systeem dat de hele agenda van je acts vasthoudt, van eerste aanvraag tot afrekening.
Opties in een gedeelde agenda
Wie heeft de eerste optie op 12 juni, en wanneer vervalt die? In een gedeelde Google-agenda of Excel-lijst zie je dat niet, en dan ligt een tweede aanvraag te wachten op een antwoord dat niemand geeft.
Deals en riders als mailbijlage
Gage, afspraken, technische en hospitality-rider zitten in mailthreads met de organisator. Een week voor de show zoekt iemand de laatste versie.
Tourlogistiek via WhatsApp
Aankomsttijden, soundcheck, hotel en contactpersoon ter plaatse gaan per WhatsApp naar de act en de crew. Wie de groep niet bijhoudt, staat op de verkeerde tijd klaar.
Afrekening achteraf uitzoeken
Was het een vaste gage of een deal op basis van kaartverkoop? Wat gaat er naar de act en wat blijft er voor het kantoor? Dat wordt achteraf met de hand uitgerekend.
Systemen & koppelingen
Waar je nu mee werkt
- Gedeelde Google-agenda of Excel voor opties
- Mailbox met deals, contracten en riders
- WhatsApp-groepen per act of tour
- Losse map met contractsjablonen
Koppelingen die we leggen
- ↔Agenda (Google/Outlook) per act en per boeker
- ↔Digitaal ondertekenen van contracten
- ↔Boekhouding voor facturen aan organisatoren en afrekening met de act
- ↔E-mail voor aanvragen en bevestigingen
Wat we bouwen
Eén systeem, op jouw proces.
Opties met volgorde en vervaldatum
Per datum zie je wie de eerste en tweede optie heeft en tot wanneer. Vervalt een optie, dan krijg je een signaal en kan de volgende aanvraag door.
Van optie naar show met één klik
Een bevestigde optie wordt een show met deal, contract, rider en dagplanning. Alles wat bij de show hoort, staat bij de show.
Een dagsheet voor de act
Aankomst, soundcheck, set-tijden, hotel en contactpersoon in één overzicht dat de act en crew op de telefoon openen. Geen WhatsApp-draad meer om terug te scrollen.
Afrekening die klopt
Vaste gage of deal op basis van kaartverkoop: het systeem rekent uit wat er naar de act gaat en wat de commissie is, en zet het klaar voor de boekhouding.
Even bellen?
Liever eerst even bellen?
Onze aanpak
Zo pakken we het aan
We hebben (nog) geen publiek boekingskantoor-project, maar wel het systeem dat er het dichtst bij ligt: een CRM voor sportmanagement dat in productie draait. Daar beheren agenten mensen, deals, contracten en deadlines, dezelfde kern als het vertegenwoordigen van acts. Die basis bouwen we om rond jouw opties en shows.
- ·Intake op jouw route van aanvraag tot afrekening
- ·Eerst een werkend prototype van de optie-agenda per act
- ·Daarna shows, contracten, riders en dagsheets
- ·Koppelingen met agenda, ondertekenen en boekhouding
Veelgestelde vragen
Wat je waarschijnlijk wilt weten.
Werkt dit voor zowel muziekacts als sprekers?+
Ja. Sprekers hebben minder rider en crew, maar wel dezelfde opties, gages en contracten. We richten de velden en stappen in op wat jij boekt.
Kunnen organisatoren zelf een aanvraag doen?+
Dat kan via een aanvraagformulier dat direct als optie-aanvraag in het systeem komt, met de datum, locatie en het type evenement erbij.
Kunnen meerdere boekers tegelijk werken?+
Ja. Iedereen ziet dezelfde optie-agenda, dus twee boekers kunnen niet zonder het te merken dezelfde datum aan twee organisatoren toezeggen.
Gidsen
Verder lezen.
Praktische gidsen over software kiezen, kosten en functies voor jouw branche.
Andere branches
Contact
Maatwerk voor boekingskantoren?
Plan een vrijblijvende intake. We kijken naar jouw proces en wat het oplevert. Reactie binnen 1 werkdag.
Of mail ons op info@codesmid.nl