CASE / SPORTMANAGEMENT
Een CRM voor een basketbalbureau, rond seizoenen en deadlines.
Dit bureau plaatst basketballers bij clubs in heel Europa. Elke competitie heeft eigen regels en een eigen inschrijfdeadline, en aanbiedingen aan scouts gingen via WhatsApp en kopiëren en plakken. We bouwden een CRM dat werkt in seizoenen, deadlines bewaakt, aanbiedingen verstuurt en het nieuws voor ze leest.
- Live omgeving
- Dag 2
- In gebruik
- Week 3
- Historie overgezet
- Vanaf 2021
- AI
- Europees model
Voor de agents
Meer tijd voor spelers en clubs, minder voor administratie.
Voorheen gingen aanbiedingen via een oude app en kopiëren en plakken in WhatsApp. Dit doet het CRM nu voor de agents.
Agent
Eén aanbod, naar alle scouts tegelijk.
Niet meer per scout kopiëren en plakken. Het aanbod gaat in de taal van de scout, met een code waarmee elk antwoord bij de juiste vacature landt.
Agent
Het nieuws komt naar je toe.
De onderzoeksagent meldt alleen wat over je eigen clubs en competities gaat, met de actie die erbij hoort al klaar.
Agent
Deadlines bewaakt het systeem.
Per competitie staat de inschrijfdeadline vast. Na een harde deadline verdwijnen open vacatures vanzelf uit de lijst.
Agent
Een vraag stellen, ook onderweg.
Via de app of WhatsApp vraag je de assistent wie er beschikbaar is of wat er openstaat.
Bureau
De hele geschiedenis op één plek.
Spelers, clubs en vacatures sinds 2021 staan in het nieuwe CRM, inclusief wie waar getekend heeft.
Bureau
Grip op wat AI kost.
Een maandbudget en een overzicht per gebruik, zodat er geen verrassing op de rekening staat.
Bouw
Drie weken van start tot dagelijks gebruik.
We begonnen op 7 oktober. Een dag later draaide de omgeving live, met foutmonitoring. Tegen het einde stonden alle spelers, clubs en vacatures uit de vorige app erin, terug tot 2021, zodat de agents niet met een lege database begonnen.
- 1Dag 1
Specificatie en datamodel - 2Dag 2
Live omgeving en foutmonitoring - 3Dag 15
Gegevens uit de oude app overgezet - 4Dag 20
In gebruik
Hoe het werkt
Een seizoen is geen deal
Een gewoon CRM kent klanten en deals. De basketbalmarkt draait om seizoenen, competities met harde deadlines, en spelers die ook na een handtekening nog aangeboden worden. Die logica zit nu in het systeem, niet in de hoofden van de agents.
| De markt | Het CRM |
|---|---|
| Elk jaar een nieuw seizoen | Een seizoen begint met een kopie van competities en clubs. Vacatures krijgen een nummer per seizoen. |
| Inschrijfdeadlines per competitie | Hard of zacht. Na een harde deadline archiveert het systeem open vacatures zelf, 's nachts. |
| Regels voor buitenlandse spelers | Per competitie vastgelegd, zodat een agent direct ziet wie in aanmerking komt. |
| Salarissen zoals de markt ze noemt | In euro of dollar, per maand of per jaar, als bedrag of bandbreedte, met het aantal maanden. |
| Getekend, maar open voor een overstap | Een spelerstatus die aanbieden toch toelaat, naast beschikbaar en niet beschikbaar. |
Een vacature naar scouts in heel Europa
De agent plakt de vacaturetekst zoals de club hem stuurt. AI zet hem om in een vacature, de agent koppelt spelers, en het aanbod gaat via WhatsApp naar scouts, in hun eigen taal. Elk aanbod krijgt een referentiecode, zodat antwoorden bij de juiste vacature landen.
Vacaturetekst geplaktMens
Zoals de club hem stuurt.
Vacature aangemaaktAI
AI haalt positie, nationaliteiten en salaris uit de tekst.
Spelers gekoppeldMens
De agent controleert en kiest wie past.
Aanbod naar scoutsSysteem
Via WhatsApp, rustig opgebouwd, met een referentiecode per vacature.
Antwoorden samengevatAI
AI vat reacties samen en stelt een vervolgstap voor.
Goedkeuren, aanpassen of afwijzenMens
Elke voorgestelde actie gaat eerst langs een agent.
GetekendSysteem
Speler en vacature bijgewerkt, de historie blijft bewaard.
De onderzoeksagent leest het nieuws
Een trainer die ontslagen wordt of een speler die vertrekt, betekent vaak een open plek. Wie dat als eerste weet, belt als eerste. De onderzoeksagent leest daarom elke paar uur de grote Europese basketbalnieuwssites en laat alleen berichten door over clubs en competities waar het bureau mee werkt.
Nieuws opgehaaldSysteem
Elke paar uur, van meerdere Europese basketbalsites.
Alleen eigen clubs en competitiesRegels
Berichten over andere clubs worden overgeslagen.
Wat er gebeurdeAI
AI leest het bericht: trainer ontslagen of aangesteld, speler getekend of vertrokken.
Gekoppeld aan het CRMSysteem
Aan de bekende contactpersoon, club en eventuele open vacature.
Voorstel klaarSysteem
Contact aan de nieuwe club koppelen, een nieuw contact aanmaken of een gevulde vacature archiveren.
Goedkeuren of wegklikkenMens
Een agent ziet het artikel en precies wat goedkeuren verandert.
Een assistent met een budget
Agents stellen vragen in de app of via WhatsApp en krijgen alleen antwoord over wat ze mogen zien. De AI draait op een Europees model. Er geldt een maandbudget, en elk AI-gebruik wordt met kosten gelogd, zodat het bureau precies weet wat het uitgeeft.
- Mens beslist: 4
- Systeem: 5
- Vaste regels: 1
- AI doet voorwerk: 3
Toegang
Agents binnen, scouts via een link.
Vier rollen, met rechten die per competitie kunnen verschillen. Inloggen gaat met een eenmalige code, zonder wachtwoorden. Scouts en clubs hebben geen account nodig.
Eén systeem
CRM voor een basketbalbureau
Agents
- Wat vraagt vandaag om aandacht
- Spelers, vacatures en aanbiedingen
- Kansen uit het nieuws goedkeuren
Beheer
- Gebruikers en rechten per competitie
- AI-gebruik en -kosten
- Instellingen voor WhatsApp en de onderzoeksagent
Scouts en clubs
- Aanbiedingen via WhatsApp, in hun taal
- Spelersprofiel via een deellink
- Toegang met een eenmalige code
Ook voor jou?
Maatwerk voor sportmanagement crm
Elk bedrijf werkt anders. Bekijk wat we in deze branche bouwen, of doe de korte check hieronder.
Bekijk maatwerk voor sportmanagement crm →Veelgestelde vragen
Wat je waarschijnlijk wilt weten.
Wat doet de onderzoeksagent precies?+
Hij leest basketbalnieuws en filtert op de clubs en competities waar het bureau mee werkt. Gaat een trainer weg, tekent een speler of vertrekt er iemand, dan krijgt een agent een voorstel om het CRM bij te werken. Pas na goedkeuring verandert er iets.
Kun je bestaande gegevens meenemen?+
Ja. Bij dit bureau hebben we spelers, clubs en vacatures uit de vorige app overgezet, terug tot 2021. Het nieuwe CRM begon dus met de volledige historie.
Is dit alleen voor basketbal?+
Dit systeem is gebouwd rond basketbal, met de posities en competities die daarbij horen. Dezelfde aanpak werkt voor andere sporten: we leggen de seizoenen, regels en deadlines van jouw markt vast.
Gratis adviesgesprek