MAATWERK SOFTWARE / BEVEILIGINGSBEDRIJVEN
Elke dienst bezet, elke rapportage op tijd.
Voor beveiligingsbedrijven. Diensten per object, ruilverzoeken, uren en incidentrapportages op één plek, met een seintje voordat een beveiligingspas verloopt. Zonder Excel-planning en WhatsApp-ruilgroep.
Plan een intakeHerkenbaar
Waar je tegenaan loopt.
Een beveiligingsbedrijf verkoopt bezetting: elke dienst op elk object moet gedraaid worden, door iemand die er bevoegd voor is. Toch staat de planning vaak in Excel, worden diensten geruild in een WhatsApp-groep en komen incidentrapportages als Word-bestand per mail binnen. We bouwen software die de planning, de mensen en de rapportages aan elkaar koppelt, zodat je per object en per klant ziet wat er gebeurd is.
Planning in Excel
Diensten per object, per week, met wie er beschikbaar is: in Excel is dat een groot raster dat bij elke ziekmelding opnieuw moet. En niemand ziet of iemand te veel uren achter elkaar draait.
Diensten ruilen via WhatsApp
Beveiligers ruilen onderling in een WhatsApp-groep. De planner hoort het later, of niet. Dan staat er iemand op een object waar hij of zij niet ingewerkt is.
Rapportages als Word-bestand per mail
Incident- en rondgangrapporten worden ingevuld in een Word-sjabloon en gemaild. De klant wil ze per object zien, jij moet ze zoeken in de mailbox.
Verlopen passen die niemand ziet
Een beveiligingspas is beperkt geldig. Staat de vervaldatum in een losse lijst, dan zet je zonder het te merken iemand in die niet mag werken.
Systemen & koppelingen
Waar je nu mee werkt
- Excel-rooster per object en per week
- WhatsApp-groep voor ruilen en ziekmeldingen
- Word-sjablonen voor incidentrapporten
- Losse lijst met passen en diploma's
Koppelingen die we leggen
- ↔Salarisadministratie voor gewerkte uren en toeslagen
- ↔Boekhouding voor facturatie per object of klant
- ↔Mobiele app of webformulier voor rapportages
- ↔Agenda en notificaties voor beveiligers
Wat we bouwen
Eén systeem, op jouw proces.
Planning per object
Per object de benodigde diensten, met alleen beveiligers die er bevoegd en ingewerkt zijn. Een gat in de planning zie je direct, niet pas als de klant belt.
Ruilen met goedkeuring
Beveiligers vragen een ruil aan in de app, de planner keurt goed. Iedereen ziet de actuele planning, en de WhatsApp-groep is niet meer de bron van de waarheid.
Rapportages per object
Incidenten en rondgangen invullen op de telefoon, met foto en tijdstip. De klant ziet de rapportages per object in een eigen omgeving.
Passen en bevoegdheden bewaakt
Per beveiliger de pas en diploma's met vervaldatum. Het systeem waarschuwt op tijd en laat niemand inplannen met een verlopen pas.
Even bellen?
Liever eerst even bellen?
Onze aanpak
Zo pakken we het aan
We hebben (nog) geen publiek beveiligingsproject, maar wel de bouwstenen: in ons CRM voor vakmensen draaien al afspraakplanning, werkbonnen die naar het team gaan en projecten met foto's. Ons CRM voor sportmanagement bewaakt deadlines, zoals straks de vervaldatum van passen. We beginnen bij jouw objecten en hoe je nu plant, en bouwen het systeem daar omheen.
- ·Intake op jouw objecten, diensttypes en planningsregels
- ·Eerst een werkend prototype van de planning per object
- ·Daarna ruilen, uren, rapportages en pasbewaking
- ·Koppelingen met salarisadministratie en boekhouding
Veelgestelde vragen
Wat je waarschijnlijk wilt weten.
Hoe houdt het systeem passen bij?+
Per beveiliger leg je de beveiligingspas en de vervaldatum vast. De pas is drie jaar geldig, dus het systeem waarschuwt ruim op tijd voor de aanvraag van een nieuwe en blokkeert inplannen als hij verlopen is.
Kunnen klanten de rapportages zelf inzien?+
Ja. Elke klant krijgt een omgeving met de rapportages en de bezetting van de eigen objecten. Dat scheelt maandelijkse rapportagemails.
Werkt het met onze salarisadministratie?+
We koppelen de gewerkte uren en toeslagen aan je salarispakket of leveren een export in het format dat je administratie nodig heeft.
Bronnen
Gidsen
Verder lezen.
Praktische gidsen over software kiezen, kosten en functies voor jouw branche.
Contact
Maatwerk voor beveiligingsbedrijven?
Plan een vrijblijvende intake. We kijken naar jouw proces en wat het oplevert. Reactie binnen 1 werkdag.
Of mail ons op info@codesmid.nl