CASE / MONTAGE
Een planningssysteem voor een montagebedrijf, in gebruik binnen drie weken.
Bij dit montagebedrijf kwamen aanvragen binnen via telefoon, WhatsApp en mail, en de eigenaar typte ze over. Schade zat verspreid over appjes en gesprekken. Nu loopt alles door één systeem: van de mailbox tot de offerte, de planning per ploeg en bus, de werkbon op locatie, schademeldingen en een portaal waar klanten zelf projecten aanmelden.
- Live omgeving
- Dag 8
- In gebruik
- Week 3
- Manieren om schade te melden
- 4
- Geautomatiseerde tests
- Bijna 1.000
Wie werkt erin
Van kantoor tot de laadploeg, en de klant.
Rollen zijn vinkjes per persoon, want de eigenaar plant soms zelf en een monteur laadt soms mee. Monteurs zien nooit prijzen. De app werkt in het Nederlands, Engels en Pools.
Eén systeem
Planningssysteem voor een montagebedrijf
Kantoor
- Aanvragen uit mailbox en portaal
- Offertes, planning per ploeg en bus
- Schade afhandelen, weekspecificaties
Laadploeg
- Laadlijst per bus, laatste stop eerst
- Mist, gevonden, bus klaar
- Schade melden per stop
Monteurs
- Dagwerkbon, ook offline
- Nieuwe klus ter plekke aanmaken
- Schade melden met foto's
Klanten
- Project aanmelden of offerte vragen
- Status volgen tot 'Klaar'
- Schade melden en de afhandeling zien
Hoe het werkt
Van mail tot werkbon
De dag begint in de mailbox. Vaste regels vangen de websiteformulieren af, AI leest de rest en maakt alleen een takenkaart. Klanten en orders maakt altijd iemand van kantoor, en het systeem verplaatst of verwijdert nooit zelf mail.
Mail komt binnenSysteem
In de echte mailbox van de planner, gelezen door het systeem.
Websiteformulieren herkendRegels
Vaste regels vangen de standaardaanvragen af.
Vrije mails gelezenAI
AI herkent een aanvraag en haalt naam, adres en omschrijving eruit, alleen bij voldoende zekerheid.
Aanvraag aangemaaktMens
Kantoor opent de voorgevulde kaart en maakt er met één klik een aanvraag van.
Offerte geaccepteerdSysteem
De klant geeft online akkoord en tekent.
IngeplandMens
Dag, ploeg, bus en wat er mee moet.
Laadlijst klaarSysteem
De avond ervoor, per bus, laatste stop eerst.
Werkbon op locatieMens
Foto's, uren, kilometers en handtekening, ook zonder bereik.
WeekspecificatieSysteem
Uren en kosten per klant klaar om te factureren.
Een werkdag zonder startknop
Monteurs hoeven niets te starten of te stoppen. Uren staan al ingevuld met de geplande tijden, de kilometerstand met de vorige stand plus de rit. De ploegleider past alleen aan wat afwijkt. 'Einde dag' is een open eindtijd, want niemand weet om acht uur 's ochtends hoe lang de laatste klus duurt.
| In de praktijk | In het systeem |
|---|---|
| Ploegen wisselen per dag | Een ploeg is een label per dag. Twee klussen op één dag tellen als één dag met twee stops, niet als dubbele boeking. |
| Ter plekke komt er werk bij | De monteur maakt een nieuwe klus aan op locatie. Kantoor ziet hem direct. |
| Parkeren of materiaal voorgeschoten | Per persoon per stop ingevoerd. De monteur krijgt het terug, de klant ziet het op de weekspecificatie, maar niet wie het betaalde. |
| Onderweg van bus wisselen | De ploegleider legt de wissel vast. Vanaf die stop geldt het kilometertarief van de nieuwe bus. |
| Uurtarief of vaste prijs | Alleen klanten met uurtarief krijgen reistijd en werk op een weekspecificatie. De terugrit naar de zaak telt als werktijd. |
| Verhuizingen | Een ophaal- en een afleveradres, met de handtekening van de klant pas bij aflevering. |
| De grootste opdrachtgever wil geen offerte | Die gebruikt een kort formulier. Gewone klanten lopen via aanvraag, offerte en planning. |
Schade: van appje naar dossier
Schade ging via WhatsApp en de telefoon. Achteraf wist niemand meer wat er gemeld was, door wie, met welke foto's, en hoe het was opgelost. Nu krijgt elke melding een nummer en een dossier, en kan schade op vier plekken binnenkomen: de monteur vanaf de klus of de werkbon, de laadploeg met één knop per stop, de klant in het portaal, of kantoor als een klant belt.
Monteurs melden alleen op klussen waar ze zelf op stonden en zien alleen hun eigen meldingen. De klant ziet nooit wat de ploeg intern meldt: kantoor bepaalt wat de klant hoort. Wie schade mag afhandelen, is een vinkje dat alleen de eigenaar geeft. En een melding houdt nooit iets tegen: factureren, een dag afsluiten of een werkbon versturen gaat gewoon door.
Melding met foto'sMens
Eén tot tien foto's, verplicht voor ploeg en laadploeg. Het ordernummer gaat mee, ook als de order later verdwijnt.
Takenkaart voor kantoorSysteem
Zolang de melding nieuw is, met een teller in het menu.
OpgepaktRegels
Vanaf dat moment kan de melder niets meer wijzigen of verwijderen.
HerstelorderMens
Met één tik een order uit de melding. Kantoor legt vast wie betaalt.
Nooit onterecht gefactureerdRegels
Betaalt het bedrijf zelf, dan komt het herstel niet op de factuur. De uren van de ploeg worden wel betaald.
AfgehandeldSysteem
De klant ziet de status en de afhandeling, nooit interne notities of namen.
Een portaal waar klanten zelf aanmelden
Vaste klanten krijgen een eigen login, met een code per mail in plaats van een wachtwoord. Een project aanmelden gaat in acht korte schermen met één vraag per scherm: waar, wanneer, wat, wie is er op locatie, bestanden en hun eigen ordernummer. Een offerte vragen werkt hetzelfde, en een offerte accepteren kan online.
De eigenaar ziet nieuwe aanmeldingen in een eigen inbox. Goedkeuren opent het orderformulier al ingevuld, dus niets wordt overgetypt. Tot een klus is ingepland, gaat een wijziging van de klant direct door. Daarna wordt het een voorstel dat de eigenaar accepteert. De klant volgt de status van 'Ontvangen' tot 'Ingepland' en 'Klaar', en krijgt alleen daarover een mail. Prijzen, planning, medewerkers en andere klanten ziet een klant nooit.
- Mens beslist: 5
- Systeem: 6
- Vaste regels: 3
- AI doet voorwerk: 1
Bouw
Na drie weken liep het bedrijf erop.
Op dag acht stond de omgeving live. Rond week drie begon het bedrijf met een schone lei en echte klussen. Daarna bouwden we door op wat de ploegen en klanten tegenkwamen, met bijna duizend geautomatiseerde tests die elke wijziging bewaken.
- 1Dag 1
Specificatie, datamodel en inloggen - 2Dag 8
Live omgeving staat - 3Dag 22
In gebruik, met een schone start - 4Dag 43
Klantportaal live - 5Dag 44
Schademeldingen erbij
Het verschil
Wat er niet meer via WhatsApp en overtypen gaat.
Voorheen kwam bijna alles binnen via telefoon, appjes en mail. Dit is wat dat nu scheelt, per persoon.
Eigenaar
Niets meer overtypen.
Mails worden voorgevulde takenkaarten en aanvragen uit het portaal openen als ingevuld orderformulier. Eén klik en de aanvraag staat.
Kantoor
Schade is altijd terug te vinden.
Elke melding heeft een nummer, foto's, de melder en de afhandeling. Een herstel dat het bedrijf zelf betaalt, belandt nooit per ongeluk op een factuur.
Ploegleider
De werkbon is in een paar tikken klaar.
Uren en kilometers staan al ingevuld. Alleen wat afwijkt, past hij aan, ook zonder bereik.
Laadploeg
De bus in één keer goed geladen.
De laadlijst staat de avond ervoor klaar, met de laatste stop eerst, zodat er onderweg niets omgestapeld hoeft te worden.
Administratie
De weekspecificatie maakt zichzelf.
Uren, kilometers en voorgeschoten kosten per klant komen rechtstreeks uit de werkbonnen.
Klant
Zelf aanmelden en zien waar het staat.
Geen telefoontje meer nodig om te vragen of een klus is ingepland. De status staat in het portaal, en bij inplannen volgt een mail.
Ook voor jou?
Maatwerk voor montage & installatie
Elk bedrijf werkt anders. Bekijk wat we in deze branche bouwen, of doe de korte check hieronder.
Bekijk maatwerk voor montage & installatie →Veelgestelde vragen
Wat je waarschijnlijk wilt weten.
Werkt de app ook zonder bereik?+
Ja. De werkbon wordt op de telefoon bewaard en verstuurd zodra er weer verbinding is. Monteurs werken gewoon door in een kelder of op een bouwplaats zonder dekking.
Moest het bedrijf zijn werkwijze aanpassen?+
Nee, andersom. De ploegen, de manier van laden en de afspraken met de grootste opdrachtgever zijn in het systeem vastgelegd zoals ze al werkten.
Hoe lang duurde het om schademeldingen toe te voegen?+
De basis stond binnen twee dagen. Vragen waar de klant nog over twijfelde, bouwden we als schakelaar, zodat een ander antwoord later geen verbouwing betekent.
Gratis adviesgesprek