MAATWERK SOFTWARE / EVENEMENTENVERHUUR
Weet altijd wat er vrij is, op elke datum.
Voor evenementen-, party- en materiaalverhuur. Beschikbaarheid per datum, orders, bezorgroutes en retourcontrole op één plek, zodat je nooit meer twee klanten dezelfde tent belooft.
Plan een intakeHerkenbaar
Waar je tegenaan loopt.
Goede software voor verhuur beantwoordt één vraag: is het vrij op die datum? Zolang dat in Excel of in je hoofd staat, is het antwoord een gok. Orders komen binnen via de mail, de chauffeurs krijgen de dagplanning via WhatsApp en schade bij retour staat op een papiertje. We bouwen software die je voorraad per dag kent, inclusief wat na retour nog gewassen of gerepareerd moet worden.
Dubbel verhuurd door Excel
Beschikbaarheid bijhouden in een spreadsheet gaat goed tot twee collega's tegelijk een order aannemen. Dan staan er op zaterdag twee klanten te wachten op dezelfde partytent.
Orders verspreid over de mailbox
Aanvragen, wijzigingen en bevestigingen lopen via losse mails. Wie heeft die extra statafels nog toegezegd, en staat dat ook op de pakbon?
Chauffeurs plannen via WhatsApp
De dagroute, de adressen en de tijdvakken gaan per bericht naar de chauffeurs. Eén wijziging en iedereen moet opnieuw worden bijgepraat.
Schade bij retour op papier
Wat kapot of vuil terugkomt, wordt op een briefje genoteerd. Doorbelasten aan de klant of het artikel blokkeren voor de volgende verhuur gebeurt dan te laat of niet.
Systemen & koppelingen
Waar je nu mee werkt
- Excel met voorraad en reserveringen
- Mailbox voor aanvragen en wijzigingen
- WhatsApp met de chauffeurs
- Papieren pakbonnen en retourlijsten
Koppelingen die we leggen
- ↔Website of webshop met live beschikbaarheid
- ↔Boekhouding (Exact, Moneybird, Snelstart) voor facturen
- ↔Betaallinks voor aanbetaling en borg
- ↔Routeplanning voor bezorgen en ophalen
Wat we bouwen
Eén systeem, op jouw proces.
Voorraad per datum
Per artikel zie je per dag wat verhuurd, gereserveerd en vrij is. Een order die niet past, wordt geblokkeerd voordat hij bevestigd is.
Sets en onderdelen
Een tent bestaat uit doeken, palen en gewichten. Verhuur je de set, dan gaan alle onderdelen mee van de voorraad, zodat je niet pas bij het laden ontdekt dat er palen ontbreken.
Wassen en repareren ingepland
Na retour blijft een artikel geblokkeerd tot het schoon of gerepareerd is. Zo verhuur je niets dat nog in de wasstraat staat.
Bezorgen en ophalen per route
Orders worden ritten met tijdvakken. De chauffeur ziet de dagroute op de telefoon en legt bij ophalen meteen schade vast met een foto.
Even bellen?
Liever eerst even bellen?
Onze aanpak
Zo pakken we het aan
We hebben (nog) geen publiek verhuurproject, maar wel de bouwstenen: aanvragen, offertes, planning en werkbonnen draaien al in ons CRM voor vakmensen. We beginnen bij jouw voorraad en hoe jij nu bepaalt of iets vrij is, en bouwen het systeem daar omheen.
- ·Intake op jouw assortiment, sets en verhuurperiodes
- ·Eerst een werkend prototype van voorraad per datum
- ·Daarna orders, bezorgroutes en retourcontrole
- ·Koppelingen met website, betalingen en boekhouding
Veelgestelde vragen
Wat je waarschijnlijk wilt weten.
Kan de beschikbaarheid live op mijn website?+
Ja. De website leest dezelfde voorraad, zodat een klant alleen kan reserveren wat echt vrij is. Een aanvraag komt dan direct als order binnen in plaats van als mail.
Hoe werkt het met borg en aanbetaling?+
Per order stel je in of er een aanbetaling of borg nodig is. De klant krijgt een betaallink en na retour wordt de borg verrekend met eventuele schade.
Werkt het ook voor verhuur over meerdere dagen of weken?+
Ja. Een verhuurperiode is gewoon een begin- en einddatum, inclusief op- en afbouwdagen. De voorraad houdt daar rekening mee.
Gidsen
Verder lezen.
Praktische gidsen over software kiezen, kosten en functies voor jouw branche.
Andere branches
Contact
Maatwerk voor evenementenverhuur?
Plan een vrijblijvende intake. We kijken naar jouw proces en wat het oplevert. Reactie binnen 1 werkdag.
Of mail ons op info@codesmid.nl