GIDS / BOEKINGSKANTOREN
Opties en contracten beheren als boekingskantoor
Opties zijn de valuta van een boekingskantoor. Hoe beter je ze beheert, hoe minder data je laat liggen en hoe minder organisatoren je teleurstelt. Toch staan ze vaak in een gedeelde agenda met een kleurtje. Zo breng je structuur aan, van eerste aanvraag tot getekend contract.
Bijgewerkt op
In het kort
Leg de volgorde van opties vast
Vragen twee organisatoren dezelfde datum aan, dan heeft de eerste aanvrager meestal voorrang. Leg per datum vast wie de eerste en wie de tweede optie heeft. In een agenda zie je alleen dat er iets staat, niet de volgorde.
Geef elke optie een vervaldatum
Een optie zonder einddatum blokkeert een datum voor onbepaalde tijd. Spreek af hoe lang een optie geldt en laat het systeem je waarschuwen als die afloopt. Dan kun je de organisator een laatste kans geven of de volgende optie laten doorschuiven.
Maak van een bevestigde optie een show
Zodra een optie bevestigd is, hoort er een deal, een contract en een rider bij. Laat die stap één handeling zijn: de show neemt de datum, organisator en act over, zodat je niets opnieuw intypt.
Houd contracten en riders bij de show
Een contract in een mailbijlage is na drie versies onvindbaar. Bewaar de actuele versie bij de show, met een status: verstuurd, getekend, terug. Digitaal ondertekenen scheelt het printen en scannen.
Kijk een week vooruit
Eén overzicht van alle shows van de komende week met wat er nog openstaat (contract, rider, dagsheet) voorkomt de klassieke paniek op vrijdagmiddag.
Zelf aan de slag?
Maatwerk software voor boekingskantoren
Wil je dit niet zelf uitzoeken maar een systeem dat op jouw proces is gebouwd? Bekijk wat we voor boekingskantoren maken.
Bekijk maatwerk voor boekingskantoren →Veelgestelde vragen
Wat je waarschijnlijk wilt weten.
Hoe lang hoort een optie te gelden?+
Daar is geen vaste regel voor; het verschilt per kantoor en per type evenement. Belangrijker dan de termijn is dat hij vastligt en dat iemand gewaarschuwd wordt als hij afloopt.
Kunnen organisatoren contracten digitaal tekenen?+
Ja. Met een koppeling voor digitaal ondertekenen gaat het contract vanuit de show de deur uit en komt de getekende versie automatisch terug bij de show.
Even bellen?
Liever eerst even bellen?
Contact
Maatwerk voor boekingskantoren?
Plan een vrijblijvende intake. We kijken naar jouw proces en wat het oplevert. Reactie binnen 1 werkdag.
Of mail ons op info@codesmid.nl