GIDS / BOEKINGSKANTOREN
Welke software heeft een boekingskantoor nodig?
De meeste boekingskantoren draaien op een gedeelde agenda, een mailbox en een stapel contractsjablonen. Dat houdt het zolang je een handvol acts hebt. Groeit je roster of komen er boekers bij, dan zie je dat je eigenlijk vijf dingen moet vastleggen die in die tools niet bij elkaar komen.
Bijgewerkt op
In het kort
1. Een optie-agenda per act
Het hart van een boekingskantoor. Per act per datum: is het vrij, staat er een optie op (en welke), of is het een bevestigde show? Een gewone agenda laat zien dat er iets staat, maar niet wie voorgaat en wanneer een optie vervalt.
2. Deals per show
Een vaste gage, een deal op basis van kaartverkoop of een combinatie: de afspraak bepaalt wat er gefactureerd en uitbetaald wordt. Leg de deal vast bij de show, niet in een mail.
3. Contracten en riders
Per show het contract, de technische rider en de hospitality-rider, met een status: verstuurd, getekend, ontvangen. Dan zie je een week van tevoren nog wat er openstaat, in plaats van op de dag zelf.
4. Dagsheets voor act en crew
Aankomst, soundcheck, set-tijden, hotel en contactpersoon in één overzicht dat de act op de telefoon opent. Dat haalt het grootste deel van het WhatsApp-verkeer weg.
5. Afrekening en commissie
Na de show wil je snel weten wat er naar de act gaat en wat er voor het kantoor overblijft. Als dat volgt uit de deal, hoef je niet achteraf te rekenen en sluit je boekhouding aan.
Zelf aan de slag?
Maatwerk software voor boekingskantoren
Wil je dit niet zelf uitzoeken maar een systeem dat op jouw proces is gebouwd? Bekijk wat we voor boekingskantoren maken.
Bekijk maatwerk voor boekingskantoren →Veelgestelde vragen
Wat je waarschijnlijk wilt weten.
Kan ik niet gewoon een CRM gebruiken?+
Een gewoon CRM kent klanten en deals, maar geen opties op data per act. Juist die agenda is wat een boekingskantoor onderscheidt, en die bouw je er niet zomaar bij.
Waar begin ik?+
Bij de optie-agenda. Daar ontstaan de meeste fouten en het meeste mailverkeer. Shows, contracten en afrekening bouw je daarop verder.
Even bellen?
Liever eerst even bellen?
Contact
Maatwerk voor boekingskantoren?
Plan een vrijblijvende intake. We kijken naar jouw proces en wat het oplevert. Reactie binnen 1 werkdag.
Of mail ons op info@codesmid.nl