GIDS / WORKFLOW-AUTOMATISERING
Excel vervangen door software: wanneer is het tijd, en hoe pak je het aan?
Excel is een uitstekend hulpmiddel om mee te beginnen. Het wordt een probleem zodra je bedrijf erop draait: meerdere mensen werken in hetzelfde bestand, er bestaan drie versies, en de kennis van hoe het werkt zit in het hoofd van één collega. Dan is het tijd om Excel te vervangen door software die het proces vasthoudt in plaats van alleen de cijfers.
Raffael, Software-architect · Bijgewerkt op
In het kort
Wat zijn de signalen dat Excel tekortschiet?
Er circuleren versies als 'planning_def_v3_nieuw.xlsx'. Collega's overschrijven elkaars wijzigingen. Fouten in een formule merk je pas als een factuur niet klopt. Er hangt van alles af van één persoon die weet hoe het bestand werkt. En wat er in Excel staat, moet daarna nog worden overgetypt in een ander systeem of doorgestuurd via WhatsApp.
Wat doet software beter dan een spreadsheet?
Software houdt niet alleen gegevens bij, maar ook de regels eromheen. Wie mag wat wijzigen, welke stap volgt na welke, en wat moet er gebeuren als een datum verloopt. Meerdere mensen werken tegelijk zonder elkaar in de weg te zitten, elke wijziging is terug te zien en gegevens hoeven niet meer van het ene bestand naar het andere.
Wat is de grootste valkuil?
Proberen je Excel-bestand één op één na te bouwen. Een spreadsheet is vaak gegroeid uit omwegen: kolommen die eigenlijk een status zijn, tabbladen die eigenlijk een planning zijn. Kijk eerst naar het proces dat het bestand ondersteunt, en bouw daar de software omheen.
Hoe pak je de overstap aan?
Kies het bestand dat de meeste tijd of de meeste fouten kost, meestal de planning of het overzicht dat iedereen tegelijk gebruikt. Breng in kaart wie het gebruikt en waarvoor. Laat dat deel eerst bouwen, zet de bestaande gegevens over en werk een paar weken naast elkaar. Daarna volgt het volgende bestand.
Moet alles in één keer weg?
Nee. Excel blijft prima voor een snelle analyse of een eenmalige berekening. Het gaat om de bestanden waar je dagelijkse werk op draait. Die horen in een systeem; de rest mag gewoon Excel blijven.
Zelf aan de slag?
Workflow-automatisering
Wil je dit toegepast zien in je eigen systeem? Bekijk hoe we Workflow-automatisering bouwen.
Bekijk Workflow-automatisering →Veelgestelde vragen
Wat je waarschijnlijk wilt weten.
Kunnen mijn bestaande Excel-gegevens mee?+
Ja. Klanten, orders, planningen en historie zetten we eenmalig over naar het nieuwe systeem, zodat je niet met een lege omgeving begint.
Kan ik later nog exporteren naar Excel?+
Ja. Overzichten en rapportages kun je uit het systeem exporteren, bijvoorbeeld voor je accountant. Alleen het dagelijkse werk verhuist naar de software.
Workflow-automatisering op maat →Even bellen?
Liever eerst even bellen?
Contact
Aan de slag met Workflow-automatisering?
Plan een vrijblijvende intake. We kijken naar jouw proces en wat het oplevert. Reactie binnen 1 werkdag.
Of mail ons op info@codesmid.nl