Orderinvoer automatiseren: van ordermail naar planning

Waarom orderinvoer de beste plek is om te beginnen

Bij veel transportbedrijven en expediteurs komt het merendeel van de orders nog binnen als mail. Elke opdrachtgever heeft zijn eigen format, van een paar regels tekst tot een pdf van drie pagina's. Een planner die dertig orders per dag overneemt, is daar al snel een paar uur mee kwijt, elke dag.

Daarbij is het risico laag. Een verkeerd gelezen gewicht of postcode komt in een conceptorder, niet op de weg. En omdat je weet hoe lang invoeren nu duurt, kun je na een maand precies zeggen wat het oplevert.

Hoe werkt het, stap voor stap?

Elke stap heeft een eigen taak, en elke stap doet alleen waar hij goed in is. Het taalmodel leest, de regels controleren en de planner beslist. Zo loopt een ordermail door het systeem:

Welke gegevens haalt AI uit een order?

Welke velden je vastlegt, hangt af van je werk. Bij de meeste bedrijven gaat het om deze set:

Waar gaat het mis, en hoe vang je dat op?

Een taalmodel leest goed, maar niet foutloos. De bekende valkuilen: een gescande pdf van slechte kwaliteit, meerdere orders in één mail, eenheden die door elkaar lopen zoals kilo en ton, of een wijziging die eruitziet als een nieuwe order.

Daar ontwerp je omheen. Het model geeft per veld aan hoe zeker het is, en onzekere velden worden geel. Een mail met meerdere orders wordt gesplitst en per order getoond. Een wijziging wordt gekoppeld aan de bestaande order in plaats van dubbel aangemaakt. En bij elke conceptorder staat de originele mail, zodat de planner in één blik kan vergelijken.

Hoe meet je of het werkt?

Leg twee getallen vast: hoe lang de invoer per order nu duurt, en welk deel van de conceptorders zonder correctie wordt goedgekeurd. Het eerste getal laat zien wat je wint, het tweede hoe goed het model jouw opdrachtgevers leest. Correcties van de planner zijn bovendien waardevol: ze laten zien bij welke klant of welk format het model moeite heeft, zodat je daar gericht kunt verbeteren.

Werkt het met je bestaande TMS?

Meestal wel. Heeft je TMS een API of een importfunctie, dan gaat de goedgekeurde order daar rechtstreeks naartoe en blijft je planning werken zoals nu. Heb je geen TMS, of een pakket zonder koppelmogelijkheden, dan bouwen we de orderinvoer als eerste onderdeel van een eigen systeem, waar planning, documenten en facturatie later op aansluiten.