De digitale vrachtbrief (e-CMR) en eFTI: wat moet je weten?

Wanneer heb je een vrachtbrief nodig?

Bij beroepsgoederenvervoer over de weg moet de vervoerder een vrachtbrief bij zich hebben en kunnen tonen bij een controle. Bij eigen vervoer, dus je eigen goederen met je eigen wagen, is dat niet nodig. Voor binnenlands vervoer gelden uitzonderingen, onder meer voor wagens met een laadvermogen tot 500 kilo, inboedels en postzendingen.

De afzender levert de gegevens over de lading aan, zoals herkomst, bestemming, omschrijving en het brutogewicht of de hoeveelheid. De vervoerder vult zijn eigen gegevens aan. Rijd je van, door of naar een land dat bij het CMR-verdrag is aangesloten, dan heb je een CMR-vrachtbrief nodig.

Wat is een e-CMR?

Een e-CMR is de digitale versie van de CMR-vrachtbrief. Afzender, vervoerder en ontvanger zien dezelfde gegevens, en de chauffeur laat bij laden en lossen tekenen op een telefoon of tablet. Opmerkingen, zoals een voorbehoud over beschadigde pallets, worden direct vastgelegd met tijd, plaats en eventueel een foto.

Het grootste voordeel zit niet in het papier zelf, maar in wat erna komt. De getekende vrachtbrief is direct op kantoor, dus je kunt dezelfde dag factureren in plaats van wachten tot de chauffeur de stapel inlevert.

Wat verandert er met eFTI?

eFTI staat voor electronic freight transport information. De Europese eFTI-verordening regelt dat bedrijven vrachtinformatie digitaal aan de overheid kunnen tonen. Vanaf 9 juli 2027 moeten de bevoegde autoriteiten in de EU informatie accepteren die bedrijven via een gecertificeerd eFTI-platform delen.

Zo'n platform is een beveiligd en gecertificeerd systeem dat je koppelt aan je eigen software. Je gegevens blijven daar staan en worden pas gedeeld als een inspecteur erom vraagt, bijvoorbeeld via een QR-code die de chauffeur laat scannen. Het verplicht vooral de overheid om digitaal te accepteren. Voor een transportbedrijf maakt het overstappen eenvoudiger, omdat er straks één Europese manier is om digitale vrachtinformatie te tonen.

Wat betekent dit voor je software?

Alles wat op een vrachtbrief staat, heb je als het goed is al in je systeem: de order, de adressen, de lading, de wagen en de chauffeur. De vrachtbrief is dan geen apart document meer dat iemand invult, maar een weergave van gegevens die er al zijn.

Dat vraagt drie dingen van je software: orders die gestructureerd zijn in plaats van een pdf in een map, een app waarin de chauffeur laat tekenen en opmerkingen vastlegt, en een koppeling met een e-CMR-dienst of eFTI-platform. Staan je orders nog in mails en Excel, dan is dat de eerste stap.

Waar helpt AI bij vrachtbrieven?

Zolang een deel van je opdrachtgevers en charters op papier werkt, blijven er foto's en scans binnenkomen. AI kan een foto van een papieren CMR lezen en naast de order leggen: kloppen aantallen en adressen, is er getekend, staat er een voorbehoud bij de ontvanger? Wat afwijkt, wordt gemarkeerd voor kantoor. Zo heb je ook bij papieren vrachtbrieven dezelfde controle als bij digitale, zonder dat iemand elke scan doorleest.